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Aktenvernichtung: Die wichtigsten FAQs

01. Oktober 2021
Datenschutz in Unternehmen   Das Thema Datenschutz nimmt in Unternehmen einen hohen Stellenwert ein. Sensible Daten müssen datenschutzkonform entsorgt werden.
Aktenvernichtung Datensicherheit

Datenschutz in Unternehmen

 
Das Thema Datenschutz nimmt in Unternehmen einen hohen Stellenwert ein. Sensible Daten müssen datenschutzkonform entsorgt werden.

Hierbei geht es sowohl um digitale Daten auf Festplatten, USB - Sticks, etc, aber vor allem um Daten in Papierform, wie z.B. Rechnungen oder Personaldateien eines Unternehmens, welche in Aktenordnern gelagert werden. Diese Akten müssen über eine bestimmte Frist gelagert werden und dürfen danach nicht einfach im Papierkorb entsorgt werden, da sonst z.B. der Name, das Geburtsdatum oder aber gleich die gesamte Adresse einer bestimmten Person für jedermann ersichtlich wäre. Dies würde einen schweren Verstoß gegen die Datenschutzverordnung darstellen.

Datenschutzklassen

Wie bereits im obigen Textabschnitt erwähnt, dürfen sensibel Daten in Papierform nicht einfach im Papierkorb entsorgt werden, da sonst der Datenschutz nicht mehr gewährleistet wäre. Je nachdem um was für Daten es sich hier handelt, gibt es unterschiedliche Datenschutzklassen. In die erste Datenschutzklassen fallen z.B. Prospekte von Unternehmen oder Produktübersichten. In die nächsthöhere Klasse fallen z.B. Bilanzen, Steuerunterlagen sowie Personaldaten.

Die dritte und höchste Schutzklasse wären z.B. Daten aus der Spionage oder Forschungsdaten. Diese müssen extrem sorgfältig entsorgt werden, da hierbei Gefahr um Leib und Leben der Betroffenen besteht.

Zerstörung von sensiblen Daten

Anhand der Datenschutzklassen, die im zweiten Abschnitt näher behandelt wurden, lässt sich feststellen, dass Datenvernichtung mit unterschiedlicher Relevanz betrachtet werden muss.

Das verantwortliche Unternehmen hat zwei Möglichkeiten zur Aktenvernichtung. Entweder führt es diese selbst durch mit dem entsprechenden Equipment oder es beauftragt damit einen externen Dienstleister.

Wenn die Aktenvernichtung von dem Unternehmen selbst durchgeführt wird, so verwendet dieses dafür in der Regel einen sogenannten Aktenvernichter, umgangssprachlich auch Papier-Schredder oder Reißwolf genannt. Diese gibt es in unterschiedlichen Klassen je nachdem wie fein die Datenvernichtung sein soll.

Die Stärke wird dabei in Millimetern angegeben und daraus lässt sich dann die jeweilige Datenschutzklasse ermitteln. Oder aber die Datenschutzklasse ist gleich auf dem Aktenvernichter angegeben.

Beauftragung von Dritten

Die zweite Möglichkeit wäre wie oben erwähnt die Beauftragung eines externen Dienstleisters. Hierbei muss dem externen Dienstleister die Sicherheitsklasse, wie bereits oben erklärt, mitgeteilt werden. Dann liefert dieser der Firma das entsprechende Equipment, also den Datenvernichter.

Die Firma kann dann entscheiden, ob sie die preiswerte Aktenvernichtung selbst durchführt oder den Dienstleister damit beauftragt. Bei einer Beauftragung übernimmt dieser den kompletten Vorgang und berechnet den Preis anhand der zu vernichtenden Menge. Manchmal werden zusätzlich noch Anfahrtskosten berechnet, wenn der Auftraggeber sich außerhalb des freien Radius vom Dienstleister befindet.

Wenn der Auftraggeber die Datenvernichtung selbst durchführt, so kann dieser den Behälter für eine bestimmte Zeit mietfrei nutzen, vorausgesetzt er leert diesen innerhalb dieses Zeitraums mindestens einmal.

Nach der Aktenvernichtung wird das geschredderte Papier vermischt, in Ballen gepresst, an eine Papierfabrik geschickt und dort wieder recycelt.

Grundsätzlich kann jede Form von Papier geschreddert werden, CDs oder Festplatten sollten jedoch nicht mit in den Behälter geworfen werden. Vor dem Vorgang sollten außerdem jegliche Metallteile, wie z.B. Büroklammern entfernt werden.

Der Auftrag sollte zuerst telefonisch abgewickelt werden, erst bei einer dauerhaften Geschäftsbeziehung sollte ein Vertrag zur auftragsbezogenen Datenverarbeitung geschlossen werden.

Dann wäre noch abschließend das Thema Versicherung interessant. Der Dienstleister verfügt in der Regel über die entsprechenden Versicherungen, z.B. Vermögenshaftpflicht.