Angestellte in einem Unternehmen erhalten jeden Monat ihren Lohn oder ihr Gehalt. Für die Berechnung des Arbeitsentgelts ist die Firma verantwortlich, für die ein Beschäftigter tätig ist. Arbeitgeber müssen bei der Erstellung einer Lohn- oder Gehaltsabrechnung rechtliche Vorgaben einhalten. Angestellte sollten jeden Monat ihre Abrechnung für den zurückliegenden Arbeitsmonat genau kontrollieren und umgehend Fehler melden.
Was ist der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt?
Bevor hier näher auf das Lohnbüro eines Betriebes eingegangen wird, gilt es, den Unterschied zwischen Lohn und Gehalt zu klären. Das Lohnbüro ist zugleich ein Gehaltsbüro, wenngleich die Bezeichnung Gehalt in dem Wort nicht vorkommt. Lohn ist ein Arbeitsentgelt, dass auf einer bestimmten Stundenleistung basiert. In der Regel wird zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer eine fixe Mindeststundenanzahl pro Monat vereinbart, die der Arbeitnehmer gegenüber dem Arbeitgeber zu leisten hat. Daraus ergibt sich der Grundlohn. Hinzu kommen beispielsweise Zuschläge für Überstunden, Feiertags- und Sonntagsarbeit, Schicht- und Nachtzulagen sowie vereinbarte Boni.
Der Lohn eines Angestellten variiert monatlich durch die genaue Stundenabrechnung. Bei einem Gehalt ist das nicht möglich. Das Gehalt sieht vor, dass der Arbeitnehmer jeden Monat dieselbe Höhe des Arbeitsentgeltes erhält. Der Arbeitgeber muss jedoch darauf achten, dass der Arbeitnehmer im Rahmen der vertraglich vereinbarten Arbeitsstunden im Monat bleibt. Überstunden können durch mehr Freizeit in anderen Monaten abgebaut werden oder der Arbeitgeber zahlt eine Entschädigung.
Was macht eine Lohnabteilung?
Das Lohnbüro ist für die vollständige und rechtlich anzuerkennende Abrechnung des Arbeitsentgeltes, unabhängig, ob Lohn oder Gehalt, verantwortlich. Dafür werden alle Daten eines Angestellten elektronisch erfasst, früher wurde die Abrechnung auch per Hand erstellt. Bevor es zur ersten Lohn- oder Gehaltsabrechnung kommt, muss das Lohnbüro erst alle Daten eines Arbeitnehmers erfassen. Zu den zu erfassenden Daten gehören unter anderem:
- Personenstammdaten des Arbeitnehmers
- Lohnsteuerkarte mit der gültigen Lohnsteuerklasse
- Mitgliedsnummer der Gesundheitskasse (gesetzliche oder private Gesundheitsversicherung)
- Nachweis über Vorsorgeverträge (staatlich gefördert oder private Vorsorge)
- Relevante Zusatzdaten (Lohn- oder Gehaltspfändung, Sonderzahlungen, Boni)
Im Einzelfall sind weitere individuelle Daten relevant. Die Arbeitgeber sind verpflichtet, ihre Angestellten vorher ausführlich darüber zu informieren. Das Lohnbüro ist für die Datenerhebung und die -pflege sowie für den Datenschutz zuständig.
Gibt es in jedem Unternehmen eine eigene Lohnabteilung?
Nein, nicht jedes Unternehmen unterhält ein eigenes Lohnbüro. Im Vordergrund steht die wirtschaftliche Rentabilität einer solchen Abteilung. Multikonzerne unterhalten in der Regel ein eigenes Lohnbüro, jedoch kann es sich dabei um ein zum Konzern gehörendes Subunternehmen handeln. Betriebe, die kein eigenes Lohnbüro führen, arbeiten mit einem externen Lohnbüro zusammen. Die Aufgaben der externen Lohnbüros sind dieselben wie innerbetrieblich, mit dem Unterschied, dass externe Lohnbüros für mehrere Betriebe arbeiten und weitere Serviceleistungen abwickeln.
Fehler in der Lohnabrechnung - an wen wende ich mich?
Fehler in der Lohnabrechnung können auftreten. Die Lohnbüros arbeiten mit Software-Programmen für die Erstellung einer Lohn- oder Gehaltsabrechnung. Fehler treten unter anderem auf, wenn die Mitarbeiter bei der Erfassung der Daten unvollständige Zahlen eingeben. Oder sich etwas an dem Stratus des Angestellten verändert hat. In vielen Fällen treten Fehler aufgrund fehlender Unterlagen auf.
Vergisst ein Arbeitnehmer die Lohnsteuerkarte rechtzeitig abzugeben, also vor der anstehenden Lohn- oder Gehaltsabrechnung, wird das Arbeitsentgelt pauschal besteuert. Die Besteuerung fällt deutlich höher aus. Arbeitnehmer müssen rechtzeitig sicherstellen, dass alle Daten und Unterlagen beim Lohnbüro hinterlegt sind, um Fehler in der Abrechnung zu vermeiden.