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Buchführung aus rechtlicher Perspektive – worauf kommt es an?

08. Februar 2017 |

Wer ein Unternehmen führt, hat eine Reihe von gesetzlichen Vorschriften und Normen zu berücksichtigen. Dies gilt umso mehr für solche Gewerbebetriebe, die in Form einer Kapitalgesellschaft am Markt agieren.

Wer ein Unternehmen führt, hat eine Reihe von gesetzlichen Vorschriften und Normen zu berücksichtigen. Dies gilt umso mehr für solche Gewerbebetriebe, die in Form einer Kapitalgesellschaft am Markt agieren. Denn selbst dann, wenn das Unternehmen einer Einzelperson zu 100 Prozent gehört und diese Person als Gesellschafter-Geschäftsführer agiert, ist das Private vom Geschäftlichen zu trennen. Im Extremfall würde diese „lasche“ Betriebsführung dazu führen, dass der Geschäftsführer als Organ der Gesellschaft mit seinem Privatvermögen haften muss. Doch auch im kleineren Maßstab, als Einzelunternehmer, sind die Grundsätze der Buchführung einzuhalten.

Was legt der Gesetzgeber bezüglich der Buchführung zwingend fest? Welche Grundsätze sind dabei einzuhalten? Diese und weitere Fragen werden im Folgenden erläutert und beantwortet.

Sachlich geordnet und lückenlos dokumentiert: Die Buchführung

Das Zahl der Insolvenzverfahren in Deutschland geht zurück, gleichwohl wäre der Eindruck trügerisch, daraufhin ein vermindertes Risiko auf Seiten des Unternehmers zu verorten. Die Ursachen für eine Insolvenz mögen vielfältig sein, häufig stehen sie aber mit einem mangelhaften Überblick über wirtschaftliche Belange in Verbindung. Genau an diesem Punkt setzt Buchführung an, die jegliche Geschäftsvorgänge in einer systematischen und lückenlosen Dokumentation festhält und durch Belege auch in Zukunft nachvollziehbar macht. In erster Linie ist sie dabei eine Informationsquelle, die entscheidend für die Planung und Durchführung unternehmerischer Entscheidungen ist.

Buchführung, wie sie in diesem Beitrag thematisiert wird, ist als Betriebsbuchführung anzusehen. Davon abzugrenzen wäre die Finanzbuchführung, die mit der regelmäßigen Aufstellung eines Jahresabschlusses zusammenhängt. Betriebsbuchführung hat den Zweck, alle innerhalb des Betriebes auftretenden Kosten zu erfassen sowie im Rahmen der Selbstkostenrechnung an der Preiskalkulation mitzuwirken. Je größer und komplexer ein Unternehmen wird, desto umfangreicher wird das dahinterliegende Datenkonstrukt. Erfahrungsgemäß erhöhen sich damit auch die Risiken, beispielsweise durch Fehlkalkulationen, Rechnungsfehler oder mangelnde Kommunikation zwischen einzelne Organisationseinheiten im Unternehmen.

Eine zeitsparende und sinnvolle Ergänzung, die innerbetriebliche Buchführung von Anfang an korrekt durchzuführen, stellt der Gebrauch spezieller Software für Buchhaltung dar. Unternehmen wie Lexware sind Marktführer in Deutschland, was zum Beispiel den Vorteil hat, dass vielerlei Schnittstellen mit handelsüblichen Betriebssystemen gegeben sind. Die Buchhaltungsprogramme von Lexware lassen sich so problemlos in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren.

Was ergibt sich aus dem Gesetz?

Ein wichtiges Regelwerk, aus welchem sich eine Pflicht zur Buchführung ergibt, stellt das Handelsgesetzbuch (HGB) dar. Dieses gilt für Kaufleute sowie freiwillig Bilanzierende, wobei hier weitere Abstufungen vorzunehmen sind. Gemäß § 238 (1) HGB gilt: „Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen.“

Daraus ergibt sich, dass unter Umständen auch Gewerbetreibende als Kaufleute anzusehen sind und dementsprechend der Pflicht zur Buchführung unterliegen. Nämlich dann, wenn derartige Unternehmen „nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordern“. Gleiches gilt für solche Gewerbetreibende, die sich in das Handelsregister haben eintragen lassen („eingetragener Kaufmann“, e.K.).

Hinweis: § 241a HGB gibt wiederum eine Befreiung für kleine Einzelkaufleute vor, die aufgrund der Einführung des Bilanzrechtsmodernisierungsgesetzes (BilMoG) möglich wurde.

Buchführung aus steuerrechtlicher Sicht

Das, was im vorangehenden Absatz erläutert wurde, ergibt sich aus dem Handelsrecht. Daneben ist das Steuerrecht von elementarer Bedeutung. § 140 Abgabenordnung (AO) lautet: „Wer nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, hat die Verpflichtungen, die ihm nach den anderen Gesetzen obliegen, auf die Besteuerung zu erfüllen.“ Hieraus ergibt sich eine originäre Buchführungspflicht für gewerbliche Unternehmer, die gewisse Grenzwerte in ihrer Geschäftstätigkeit überschreiten.

Unternehmen, die

  • Umsätze einschließlich der steuerfreien Umsätze, ausgenommen die Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 10 des Umsatzsteuergesetzes, von mehr als 600.000 Euro im Kalenderjahr oder
  • einen Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 60.000 Euro im Wirtschaftsjahr gehabt haben, müssen auch dann Bücher führen und daraus jährliche Bestandsaufnahmen in Form von Abschlüssen machen, wenn sich dies nicht zwangsläufig aus § 140 AO ergibt.

Praktische Tipps für Gründer

  • Buchführung bedeutet, dass für jeden dokumentierten Geschäftsvorfall auch ein Beleg vorhanden ist. Viele Kassenbelege, etwa von Tankstellen oder Einzelhändlern, werden auf Thermopapier gedruckt. Mit der Zeit bleichen diese auf, weshalb die zusätzliche Kopie unabdingbar ist.
  • Prüfen Sie eingehende Rechnungen auf ihre formale Korrektheit und Vollständigkeit. Gerade für den sogenannten Vorsteuerabzug hat das Bedeutung. Fehlt die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, wurden Auslandsrechnungen berücksichtigt oder Steuersalden falsch aufgerechnet, droht im Falle einer Betriebsführung die Nachzahlung.
  • Buchhaltung sollte zeitnah erfolgen, auch wenn dies als lästig empfunden wird. Zumindest einmal monatlich sollte überprüft werden, ob alle verrechneten Umsätze auch durch Belege dokumentiert sind. Je länger dies nach hinten hinausgezögert wird, desto schwieriger wird die lückenlose Dokumentation. Ohnehin fehlt dann ein aktueller Überblick über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens.
  • Software namhafter Hersteller, wie beispielsweise Lexware, ist mit allen gängigen Systemen kompatibel. So lassen sich einerseits betriebliche Vorgänge einfach und zentral erfassen, andererseits aber auch in geeignetem Format an den Steuerberater versenden. So verpassen Sie nie eine Deadline und minimieren das Risiko einer Nachprüfung oder von Verspätungszuschlägen.